Cómo registrar ventas con Sistecrédito

Este proceso tiene dos partes: la Parte A se hace una sola vez y la Parte B se repite en cada venta.

Parte A · Configuración inicial (una sola vez)#

Paso 1: Crear la cuenta contable de Sistecrédito#

Ruta: tuerca ⚙️ → Finanzas → Cuentas contables → Agregar

Consulta a tu contador antes de crearla. Él te debe indicar dos cuentas:

1. 1La cuenta de Sistecrédito: mientras Sistecrédito no te ha girado, ese dinero es una deuda a tu favor, así que normalmente corresponde a una cuenta por cobrar.
2. 2La cuenta de la comisión de Sistecrédito: es un gasto tuyo. La vas a necesitar en el último paso.

📄 Ver también: Beneficios de las cuentas contables

Paso 2: Crear la caja Sistecrédito#

Ruta: tuerca ⚙️ → Finanzas → Cajas → Agregar

• Nombre: SISTECRÉDITO
• Cuenta contable: la que creaste en el Paso 1

Esta caja no es dinero que tengas en la óptica: representa lo que Sistecrédito te va a girar. Tenerla aparte te permite saber en cualquier momento cuánto te debe Sistecrédito.

📄 Ver también: Caja (Bancos, egresos)

Paso 3: Crear la forma de pago Sistecrédito#

Ruta: tuerca ⚙️ → Finanzas → Formas de pago → Agregar

• Forma de pago: SISTECRÉDITO. Es el nombre que el cliente verá impreso en la orden.
• Cuenta: la cuenta contable del Paso 1.
• Tipo forma de pago: confírmalo con tu contador.
• Método de pago en factura electrónica: solo si tienes facturación electrónica contratada. Confírmalo con tu contador, porque así se reporta ante la DIAN.

📄 Ver también: Crear formas de pago

Parte B · Operación en cada venta#

1. Se realiza la orden de venta#

Registra la orden como lo haces normalmente, con estos tres datos:

• Forma de pago: SISTECRÉDITO.
• Autorización: el número que te entrega Sistecrédito. Sin este número después no puedes conciliar el desembolso con la venta.
• Abono: 0. Todavía no has recibido dinero, así que la orden queda con saldo pendiente.

⚠️ No emitas factura a crédito. La factura electrónica se genera sola más adelante, en el paso 4.

📄 Ver también: Registrar orden de venta: Otras Acciones

2. Abonos del cliente de Sistecrédito#

Cuando el cliente entrega dinero directamente en la óptica, por ejemplo la cuota inicial:

Ruta: Ventas → Recibo de caja

• Motivo: Sistecrédito.
• Forma de pago: la real por donde entró el dinero (efectivo, datáfono, transferencia, Nequi…).

El motivo te sirve para identificar después todos los movimientos de Sistecrédito. La forma de pago debe ser la real, para que el dinero quede en la caja correcta.

3. Cuando Sistecrédito gira el dinero a la óptica#

Ruta: Ventas → Recibo de caja

• Motivo: Sistecrédito.
• Forma de pago: la real por donde entró el dinero, es decir el banco o la cuenta donde cayó la transferencia.
• Valor: el valor girado más la comisión. Es el valor bruto, no lo que llegó al banco.

¿Por qué por el valor bruto? Porque la orden de venta se debe cubrir por el 100% de lo que el cliente compró. La comisión no es un descuento al cliente: es un gasto de la óptica. Si haces el recibo por el neto, la orden nunca llega a saldo 0 y, por lo tanto, la factura electrónica nunca se genera.

4. Aplica los abonos a la orden de venta#

Con los recibos de caja ya creados, aplícalos a la orden de venta hasta dejarla en saldo 0.

✅ Al quedar la orden en saldo 0, la factura electrónica se genera automáticamente. No tienes que emitirla a mano.

Si la orden no llega a cero, revisa: casi siempre es porque el recibo del paso 3 se registró por el neto y falta el valor de la comisión.

5. Registra las comisiones del mes#

Ruta: Finanzas → Comprobantes contables

Una vez al mes, al cierre, registra un solo comprobante consolidado con la suma de todas las comisiones de Sistecrédito del período, contra la cuenta contable que te indicó tu contador en el Paso 1.

Con esto tu banco queda cuadrado contra el extracto, porque le sale el exceso que dejaron los recibos por el valor bruto, y la comisión queda registrada como gasto del mes.

📄 Ver también: Crear Comprobante

Resumen del flujo#

1. 1Una sola vez: crea la cuenta contable, la caja y la forma de pago Sistecrédito, en ⚙️ Finanzas.
2. 2Se hace la venta: orden con forma de pago Sistecrédito, número de autorización y abono en 0.
3. 3El cliente abona en la óptica: recibo de caja con motivo Sistecrédito y forma de pago real.
4. 4Sistecrédito gira: recibo de caja por el valor girado más la comisión, con forma de pago real.
5. 5Cerrar la orden: aplica los abonos hasta saldo 0 y la factura electrónica sale sola.
6. 6Cierre de mes: un comprobante consolidado con todas las comisiones, en Finanzas.

Errores frecuentes#

• Hacer factura a crédito. Duplica la cartera: te queda la deuda del cliente y la de Sistecrédito por la misma venta.
• Registrar el recibo por el valor neto. La orden nunca llega a saldo 0, queda como venta pendiente y la factura electrónica no se genera.
• Usar la forma de pago SISTECRÉDITO en el recibo de caja. Esa forma de pago es solo para la orden de venta. En el recibo va el banco o la caja real.
• No escribir el número de autorización. Cuando llegue el giro no vas a poder identificar a qué venta corresponde.
• Olvidar el comprobante de comisiones del mes. El banco en Softop queda por encima del extracto real y no cuadra la conciliación.